Face à l’évolution technologique, presque tous les domaines ont été touchés par la numérisation. Le secteur de l’éducation n’y a pas échappé. En effet, des solutions innovantes ont été mises en place afin de faciliter le travail collaboratif des différents acteurs au sein des établissements scolaires. Pour l’université de Caen, il s’agit de la plateforme de messagerie Zimbra Caen. Cette dernière propose différentes fonctionnalités dans la gestion du parcours scolaire. Découvrez ses spécificités.

Présentation de l’université de Caen

L’université de Caen est l’une des plus anciennes universités françaises. Elle a été fondée en 1432 par le royaume d’Angleterre. Historiquement, elle a hébergé les facultés de Droit, d’Art, de Théologie et de Médecine, mais s’est modernisée et diversifiée au fil des années. L’université a été détruite en 1944, puis, reconstruite selon les plans de l’architecte Henry Bernard. En 2012, le campus a été classé monument historique.

UNICAEN est membre de la communauté d’Universités et d’Etablissements Normandie Université. Actuellement, l’université est devenue un acteur majeur du développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie.  Elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composants (instituts, écoles…). Les diplômes proposés sont reconnus et contrôlés par l’État et peuvent être transférés dans de nombreux pays grâce au système LMD (Licence, Master, Doctorat). Les formations vont du Bac + 2 au Bac + 8 et sont accessibles en formation continue, initiale ou en alternance.

Par ailleurs, l’université propose d’autres formations professionnelles répondant aux besoins du grand public comme des formations spécifiques courtes, des formations diplômantes ou des formations sur mesure. De plus, elle est composée de 41 unités de recherche, dont 21 sont labélisées par les grands organismes tels que INRA, CEA et CNRS.

Il faut noter que l’université est également établie sur un territoire plus large. Ainsi, elle dispose de plusieurs campus dans certaines régions comme à Alençon, Saint-Lô et Cherbourg-en-Cotentin.

Qu’est-ce que Zimbra Caen ?

Zimbra caen est une plateforme de messagerie qui permet à la société éducative au sein de l’université de Caen, de communiquer et de s’échanger des informations. C’est aussi un logiciel de messagerie collaboratif très utilisé par les professionnels et les entreprises. Ainsi, les utilisateurs ont la possibilité de gérer leurs contacts, les listes de diffusion et leurs carnets d’adresses. Ils peuvent également s’échanger des documents et gérer leurs calendriers. Grâce à son carnet d’adresses intelligent intégré, la plateforme propose une interface intuitive et facile à prendre en main.

Ainsi, en un simple clic, vous pouvez accéder rapidement à votre contact et envoyer un message. La plateforme est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone avec une connexion internet.

Quelles sont les fonctionnalités de cette plateforme numérique ?

Ce service de messagerie est disponible en ligne 24h/24 et 7j/7. Il permet aux étudiants de suivre et de gérer leur vie scolaire ainsi que toutes les actualités de l’université. Les informations relatives à l’enseignement sont directement transmises sur la plateforme.

Le service propose plusieurs fonctionnalités, à savoir :

• la consultation de l’emploi du temps et du calendrier universitaire ;
• la mutualisation d’un groupe de contacts ou d’autres étudiants qui suivent un même cursus pédagogique ;
• le partage de différents dossiers pédagogiques ;
• un support informatique (en cas de difficultés).

Comment retrouver un dossier de stockage de mails ?

Pour trouver un dossier de stockage, il vous suffit d’aller sur la barre d’outils et de cliquer sur « Affichage ». Puis, sélectionnez la vue par mail avant de choisir un emplacement d’affichage. Enfin, vous trouverez une colonne « Dossier » au niveau du panneau de lecture dans lequel le message est stocké.

Comment configurer un message d’absence sur Zimbra ?

Pour configurer un message d’absence, rendez-vous dans l’onglet « Préférences ». Ensuite, activez « La réponse automatique » en entrant un message dans la zone de texte, puis enregistrez les modifications.

Comment fonctionne la recherche avancée Zimbra ?

A partir du service de messagerie, vous pouvez faire des recherches détaillées et précises en cliquant sur « Rechercher ». Pour ce faire, vous n’avez qu’à taper un mot spécifique dans la barre de recherche et tous les mails contenant ce mot apparaîtront.

Comment visualiser et partager un calendrier dans Zimbra Caen ?

Pour visualiser ou partager un calendrier, vous devez aller dans la rubrique « Préférences », puis cliquer sur « Partage » dans « Dossiers partagés avec moi que je n’ai pas encore acceptés ». Ensuite, vous pourrez partager le dossier.

Quelles sont les règles à respecter lorsque j’envoie un message avec pièce jointe ?

Tout d’abord, assurez- vous que le fichier est exploitable par la plupart des logiciels courants, car votre destinataire ne peut pas forcément posséder des logiciels permettant de lire la pièce jointe. De même, vérifiez la taille du fichier. Une pièce jointe trop volumineuse risque d’être refusée par le serveur de messagerie distant.

Comment activer la notification ?

La notification vous tiendra informé des mails envoyés sur votre espace personnel. Pour l’activer, cliquez sur l’onglet « Préférences », puis sur « Mail » dans la partie de réception des mails. Ensuite, cochez la case « Envoyer un mail de notification à » et renseignez votre adresse mail personnelle en prenant soin de taper correctement, sinon, vous ne serez pas averti.

Comment créer son compte et se connecter à Zimbra Caen ?

Au moment de l’inscription, l’établissement vous fournira un identifiant et un mot de passe qui vous permettront d’accéder à la plateforme. 

Se connecter à Zimbra Caen

Pour vous authentifier au service de messagerie Zimbra Caen, suivez les étapes suivantes :

• rendez-vous sur la page de connexion de Zimbra Caen sur le site officiel ;
• entrez votre identifiant ;
• tapez votre mot de passe dans la case destinée à cet effet ;
• cliquez sur « Se connecter » pour accéder aux services collaboratifs proposés.

Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de se déconnecter après chaque session. Cela évitera les risques de piratage qui se font de plus en plus nombreux.

Que faire en cas de problèmes de connexion ?

Si vous avez des difficultés à accéder à la plateforme, vérifiez si vous êtes connecté au réseau internet, puis, réessayez. Si ça ne marche pas, assurez-vous de bien saisir votre identifiant et votre mot de passe et réessayez encore. Si le problème persiste, vous devez contacter le service administratif de votre établissement. Il sera en mesure de résoudre votre problème.

Que faire en cas de perte de mot de passe ?

Si vous avez perdu votre mot de passe, ne paniquez pas, car vous pouvez le réinitialiser. Pour ce faire, vous devez vous rendre sur l’interface de connexion. Puis, cliquez sur la rubrique « Mot de passe oublié ». Ensuite, vous serez rédigé vers une nouvelle page sur laquelle vous allez fournir votre identifiant ou votre nom d’utilisateur. Un nouveau mot de passe vous sera alors communiqué par mail.

Et en cas d’oubli d’identifiant ?

En cas de perte de votre identifiant, la récupération n’est possible qu’auprès du service administratif de votre établissement. C’est le seul à pouvoir vous accompagner dans la démarche de récupération. Par ailleurs, vous devez conserver votre identifiant et votre mot de passe dans un endroit sûr. Ainsi, vous pourrez facilement les consulter en cas d’oubli.