Si vous souhaitez disposer d’un système d’assistance client tapageur qui résiste à tous les coups et traite à chaque fois toutes les requêtes de vos clients avec une compétence haut de gamme, la nécessité d’un logiciel de billetterie ou d’assistance complet est pertinente.

La billetterie est le seul moyen de s’assurer que vos clients obtiennent des solutions dans les délais et que vos agents ou employés fonctionnent comme ils le devraient. En gardant un enregistrement de tout ce qui se passe sur votre bureau, le logiciel de billetterie aide une entreprise à retracer la fonctionnalité de votre système de support client.

Bien que nous ne puissions pas nier la nécessité d’avoir un système de billetterie par notre système lorsque nous cherchons une expérience client par excellence, posséder un processus de billetterie transparent n’est pas un jeu d’enfant.

Conseils d’experts pour fluidifier l’ensemble du processus de billetterie 

L’automatisation est la clé 

Dans un monde où tout vous aime à alimenter par l’automatisation, vous ne pouvez pas vous permettre de vous en tenir au processus de travail manuel. Si vous voulez que votre agent réponde dès qu’un client sonne la cloche, alors vous devez mettre à niveau votre processus de billetterie manuel vers un processus automatique.

En surveillant les clients avec des emails, les chances sont élevées que vos agents manquent quelque chose ou autre. Cependant, vous pouvez totalement abaisser cette possibilité avec l’aide d’un Système de billetterie automatique. En utilisant cette auto-automatisation du système de billetterie, vous pouvez facilement générer un ticket via un email directement.

En plus de cela, le système de notification automatique vous tiendra au courant de chaque étape de la génération du ticket. Vos agents seront notifiés dès qu’un ticket est créé et alerteront l’équipe de support client pour prendre les mesures appropriées. Dès lors, vous serez en mesure de réagir au bon moment avec la bonne solution.

Le bon tri est ce qui rend les choses simples et faciles à réaliser 

L’une des façons les plus simples de trier le processus de billetterie est d’établir des catégories selon le champ pertinent. Vous pouvez facilement y parvenir avec la fonctionnalité d’indexation des tickets du logiciel de billetterie. La fonctionnalité permet à une entreprise de nommer et de stocker les billets de la même catégorie à un seul endroit. Ce tri par catégorie élimine non seulement le regroupement inutile des billets, mais rend également la recherche de billets une promenade de gâteau.

Rendre le billet plus perceptible 

C’est l’un des problèmes les plus courants que les agents luttent dur pour reconnaître un billet à un seul coup d’œil. Vous pouvez rendre le processus rapide et précis en utilisant une image ou des fichiers avec un ticket particulier. Si vous placez à côté d’un ticket particulier une capture d’écran des progrès réalisés précédemment, l’équipe suivante sera en mesure d’en prendre connaissance simplement. Les vieux points rouges ou verts traditionnels rendent les choses encombrantes à la fin de la journée. D’abord, ils sont à peine visibles. Ensuite, ils ne fournissent pas d’informations essentielles sur le ticket. Une capture d’écran est un outil auto-efficace pour transmettre les informations sur le ticket de manière claire et forte.

S’en tenir à un seul processus

Lorsque vous travaillez en équipe, vous avez un ensemble d’esprits qui pensent dans une direction différente. Maintenant, imaginez que chaque agent génère le ticket et le place selon son propre processus de pensée. N’est-ce pas effrayant ?

Oui, ça l’est. Pour éliminer cette pratique dangereuse de votre système, notre suggestion est de faire du processus d’émission des tickets un processus scandalisé. Définissez quelques lignes directrices et motivez votre équipe à s’y tenir sans faillir. Lorsque tous les agents traitent le travail, de la même manière, les choses s’arrangeront d’elles-mêmes. Cela aidera votre équipe de support à repartir du départ de l’agent précédent.

Veillez à ce que les modèles soient remplis correctement 

Lorsque l’on traite des centaines de tickets au quotidien, presque chaque service d’assistance aura quelques problèmes. Certaines commandes seront échouées tandis que certains tickets sont confrontés à une connexion difficile. Toutes ces choses, lorsqu’elles s’accumulent en vrac, rendent le tout hautement encombrant.

Cependant, vous pouvez simplement les abolir en faisant une simple personnalisation du bureau d’aide avec des modèles personnalisés. Créez un modèle basé sur les tickets et assurez-vous que votre équipe de support dans le remplissage des modèles avec les bonnes informations, parce que les modèles informatifs trient les choses jusqu’à une grande mesure.

Ne jamais négliger la partie formation 

Si vous souhaitez vraiment avoir un processus de billetterie rationalisé, il est nécessaire que votre équipe de support soit bien au courant de ses fonctionnalités.   ; Pour affiner les compétences de votre équipe de support dans le système de billetterie, une session de formation informative et pratique est le meilleur moyen. N’hésitez pas à en organiser une dans un intervalle de temps régulier.

Rien ne peut être plus béat qu’un système de billetterie rationalisé. Lorsque vous avez beaucoup de mal à y parvenir, personnalisez votre système de billetterie en fonction de votre activité, faites le meilleur usage de l’automatisation et définissez certaines directives spécifiques au système de billetterie. Ces étapes simples vous rendront la vie plus facile que jamais.