Si vous souhaitez disposer d’un systรจme d’assistance client tapageur qui rรฉsiste ร tous les coups et traite ร chaque fois toutes les requรชtes de vos clients avec une compรฉtence haut de gamme, la nรฉcessitรฉ d’un logiciel de billetterie ou d’assistance complet est pertinente.
La billetterie est le seul moyen de s’assurer que vos clients obtiennent des solutions dans les dรฉlais et que vos agents ou employรฉs fonctionnent comme ils le devraient. En gardant un enregistrement de tout ce qui se passe sur votre bureau, le logiciel de billetterie aide une entreprise ร retracer la fonctionnalitรฉ de votre systรจme de support client.
Bien que nous ne puissions pas nier la nรฉcessitรฉ d’avoir un systรจme de billetterie par notre systรจme lorsque nous cherchons une expรฉrience client par excellence, possรฉder un processus de billetterie transparent n’est pas un jeu d’enfant.
Conseils d’experts pour fluidifier l’ensemble du processus de billetterie
L’automatisation est la clรฉ
Dans un monde oรน tout vous aime ร alimenter par l’automatisation, vous ne pouvez pas vous permettre de vous en tenir au processus de travail manuel. Si vous voulez que votre agent rรฉponde dรจs qu’un client sonne la cloche, alors vous devez mettre ร niveau votre processus de billetterie manuel vers un processus automatique.
En surveillant les clients avec des emails, les chances sont รฉlevรฉes que vos agents manquent quelque chose ou autre. Cependant, vous pouvez totalement abaisser cette possibilitรฉ avec l’aide d’un Systรจme de billetterie automatique. En utilisant cette auto-automatisation du systรจme de billetterie, vous pouvez facilement gรฉnรฉrer un ticket via un email directement.
En plus de cela, le systรจme de notification automatique vous tiendra au courant de chaque รฉtape de la gรฉnรฉration du ticket. Vos agents seront notifiรฉs dรจs qu’un ticket est crรฉรฉ et alerteront l’รฉquipe de support client pour prendre les mesures appropriรฉes. Dรจs lors, vous serez en mesure de rรฉagir au bon moment avec la bonne solution.
Le bon tri est ce qui rend les choses simples et faciles ร rรฉaliser
L’une des faรงons les plus simples de trier le processus de billetterie est d’รฉtablir des catรฉgories selon le champ pertinent. Vous pouvez facilement y parvenir avec la fonctionnalitรฉ d’indexation des tickets du logiciel de billetterie. La fonctionnalitรฉ permet ร une entreprise de nommer et de stocker les billets de la mรชme catรฉgorie ร un seul endroit. Ce tri par catรฉgorie รฉlimine non seulement le regroupement inutile des billets, mais rend รฉgalement la recherche de billets une promenade de gรขteau.
Rendre le billet plus perceptible
C’est l’un des problรจmes les plus courants que les agents luttent dur pour reconnaรฎtre un billet ร un seul coup d’ลil. Vous pouvez rendre le processus rapide et prรฉcis en utilisant une image ou des fichiers avec un ticket particulier. Si vous placez ร cรดtรฉ d’un ticket particulier une capture d’รฉcran des progrรจs rรฉalisรฉs prรฉcรฉdemment, l’รฉquipe suivante sera en mesure d’en prendre connaissance simplement. Les vieux points rouges ou verts traditionnels rendent les choses encombrantes ร la fin de la journรฉe. D’abord, ils sont ร peine visibles. Ensuite, ils ne fournissent pas d’informations essentielles sur le ticket. Une capture d’รฉcran est un outil auto-efficace pour transmettre les informations sur le ticket de maniรจre claire et forte.
S’en tenir ร un seul processus
Lorsque vous travaillez en รฉquipe, vous avez un ensemble d’esprits qui pensent dans une direction diffรฉrente. Maintenant, imaginez que chaque agent gรฉnรจre le ticket et le place selon son propre processus de pensรฉe. N’est-ce pas effrayant ?
Oui, รงa l’est. Pour รฉliminer cette pratique dangereuse de votre systรจme, notre suggestion est de faire du processus d’รฉmission des tickets un processus scandalisรฉ. Dรฉfinissez quelques lignes directrices et motivez votre รฉquipe ร s’y tenir sans faillir. Lorsque tous les agents traitent le travail, de la mรชme maniรจre, les choses s’arrangeront d’elles-mรชmes. Cela aidera votre รฉquipe de support ร repartir du dรฉpart de l’agent prรฉcรฉdent.
Veillez ร ce que les modรจles soient remplis correctement
Lorsque l’on traite des centaines de tickets au quotidien, presque chaque service d’assistance aura quelques problรจmes. Certaines commandes seront รฉchouรฉes tandis que certains tickets sont confrontรฉs ร une connexion difficile. Toutes ces choses, lorsqu’elles s’accumulent en vrac, rendent le tout hautement encombrant.
Cependant, vous pouvez simplement les abolir en faisant une simple personnalisation du bureau d’aide avec des modรจles personnalisรฉs. Crรฉez un modรจle basรฉ sur les tickets et assurez-vous que votre รฉquipe de support dans le remplissage des modรจles avec les bonnes informations, parce que les modรจles informatifs trient les choses jusqu’ร une grande mesure.
Ne jamais nรฉgliger la partie formation
Si vous souhaitez vraiment avoir un processus de billetterie rationalisรฉ, il est nรฉcessaire que votre รฉquipe de support soit bien au courant de ses fonctionnalitรฉs. ; Pour affiner les compรฉtences de votre รฉquipe de support dans le systรจme de billetterie, une session de formation informative et pratique est le meilleur moyen. N’hรฉsitez pas ร en organiser une dans un intervalle de temps rรฉgulier.
Rien ne peut รชtre plus bรฉat qu’un systรจme de billetterie rationalisรฉ. Lorsque vous avez beaucoup de mal ร y parvenir, personnalisez votre systรจme de billetterie en fonction de votre activitรฉ, faites le meilleur usage de l’automatisation et dรฉfinissez certaines directives spรฉcifiques au systรจme de billetterie. Ces รฉtapes simples vous rendront la vie plus facile que jamais.
