Qu’il s’agisse de votre premier séminaire ou de votre centième, il est toujours plus facile de planifier un séminaire réussi grâce à une liste de contrôle pratique. 

Pour vous assurer que rien ne vous échappe, utilisez cette liste de 16 étapes pour planifier un séminaire réussi. Utilisez-la à tout moment de la planification de votre séminaire pour réduire le stress et vous assurer qu’aucun détail n’est oublié.

Ne laissez rien passer à travers les mailles du filet. Suivez ces étapes pour un séminaire réussi.

Commencez la planification de votre séminaire le plus tôt possible

Une fois que vous avez obtenu le feu vert pour votre séminaire, vous devez commencer les tâches ci-dessous. Le plus tôt vous pourrez cocher ces tâches sur votre liste de planification de séminaire, le mieux ce sera !

1. Définissez vos buts et objectifs

  • Notez l’objectif de votre séminaire.
  • Fixez des objectifs quant au nombre de personnes que vous souhaitez rencontrer en personne ou regardez votre flux en direct.
  • Fixez un objectif de profit clair.

2. Établir un budget approximatif

  • Fixez le prix de vos billets
  • Empruntez des chiffres similaires à des séminaires antérieurs pour obtenir une base de référence
  • Comblez les trous avec des devinettes éclairées

3. Sélectionnez une date

Choisissez deux dates : une optimale et une seconde meilleure pour la sauvegarde, car vous devrez peut-être faire preuve de souplesse pour obtenir le lieu de votre choix.

4. Choisissez un lieu, un lieu et des fournisseurs

  • Sélectionnez votre emplacement géographique idéal et identifiez les lieux de la région.
  • Déterminez le nombre de personnes qui assisteront à votre séminaire afin de définir vos besoins en capacité.
  • Demandez à chaque établissement s’il fournit le WiFi et s’il dispose de l’infrastructure dont vous avez besoin.
  • Découvrez si votre lieu de rendez-vous préféré a des fournisseurs privilégiés et, si ce n’est pas le cas, identifiez les fournisseurs locaux sur lesquels vous pouvez compter.
  • Avant de signer, examinez votre contrat en tenant compte des questions suivantes.

5. Recherchez des orateurs

  • Commencez par identifier les orateurs qui ont pris la parole lors de séminaires similaires.
  • Regarder les enregistrements de leurs interventions et dresser une liste de choix idéaux.
  • Consolidez votre demande (date, compensation, et type/longueur de l’entretien).

6. Commencez votre recherche de sponsor

  • Déterminez le type d’activation de parrainage que vous pouvez offrir
  • Recherchez des sponsors qui se sont associés à des séminaires similaires au vôtre et des marques qui tentent d’atteindre votre public cible
  • Dressez une liste de vos meilleurs choix et commencez votre campagne de sensibilisation par courrier électronique
  • Utilisez ce manuel pour déterminer le taux de marché de vos formules de parrainage
Planifier un séminaire d'entreprise

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Trois mois plus tard : Entrer dans les détails

Une fois que vous avez mis en place un cadre, il est important de tenir les budgets à jour au fur et à mesure que vous recevez des estimations et des devis. Vous aurez ainsi une idée plus précise des recettes que vous escomptez. C’est également à ce moment-là que vous devez commencer vos efforts de marketing pour le séminaire.

7. Finaliser les intervenants

  • Finaliser les honoraires et les contrats des conférenciers.
  • Obtenir des informations et des photos.
  • Organiser le voyage et l’hébergement.

8. Organiser les finances

  • Choisissez une technologie de billetterie ou d’enregistrement.
  • Finaliser les contributions de parrainage.

9. Construisez le site web de votre séminaire

  • D’abord, décidez si vous avez besoin d’un site web ou d’un trafic direct vers votre page d’inscription.
  • Si vous avez besoin d’un site web, obtenez l’approbation des parties prenantes sur la conception.
  • Une fois que vous avez l’approbation des parties prenantes, mettez à jour votre site (si vous en avez un) ou construisez un nouveau site.
  • Vérifiez que l’infrastructure de votre site peut supporter un trafic accru lors de la mise en vente.
  • Assurez-vous que votre site web est optimisé pour les téléphones portables.

10. Lancer la promotion

  • Élaborer un document de message en accord avec votre marque.
  • Intégrez la promotion de votre séminaire dans vos courriers électroniques et dans les médias sociaux.
  • N’oubliez pas de créer votre événement Facebook.
  • Diffusez votre séminaire sur les calendriers d’événements en ligne.
  • Créer des vidéos de promotion à utiliser sur les médias sociaux.
  • Si vous avez besoin d’aide pour établir votre calendrier, utilisez ce modèle pour planifier votre calendrier de marketing.

11. Finaliser les détails du lieu de réunion

  • Travailler avec un traiteur sur le menu.
  • Examiner les besoins et le plan de sécurité.
  • Demander tout permis spécial, licence, etc.
  • Créer une signalisation et un plan de communication pour les participants.

12. Rédigez l’ordre du jour de votre séminaire

  • Précisez le calendrier de votre séminaire et décidez qui prendra la parole à quel moment.
  • N’oubliez pas de donner des pauses à vos participants !
  • Une fois que vous avez terminé un projet, partagez-le avec les décideurs pour approbation.

Deux mois auparavant : Finaliser les détails

Avec votre séminaire en vue, les jours passent vite. Voici ce sur quoi vous devez vous concentrer au cours des deux mois précédant votre manifestation.

13. Convaincre les personnes intéressées par l’événement

  • Envoyez des courriels au cours des trois ou quatre prochaines semaines pour faire savoir aux personnes en difficulté qu’elles disposent d’un temps limité pour s’inscrire.
  • Utiliser des publicités de reciblage pour cibler les personnes qui ont commencé la procédure d’enregistrement ou d’achat, mais n’ont pas réussi à la terminer.

14. Finaliser le programme et les scénarios

  • Veillez à ce que tout le monde ait le même horaire.
  • Obtenir la signature des orateurs pour tout script.

15. Mettez à jour vos parties prenantes

Envoyez un courriel aux parties prenantes de votre entreprise, aux orateurs et aux sponsors avec les numéros d’inscription définitifs.

16. Confirmez les horaires de tous vos fournisseurs

  • Traiteur
  • Décorations
  • Intervenants

Grâce aux conseils tactiques donnés dans ce poste, vous êtes en mesure de planifier un séminaire réussi. À l’approche de votre événement, utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que tout est à sa place et que vous puissiez dormir tranquillement.