Gestion des notes de frais : pourquoi choisir un logiciel ?

 

 

Le développement d’une entreprise tend à complexifier la gestion des notes de frais. Les logiciels pour experts-comptables se présentent comme la solution.

La transformation digitale au cœur des services de comptabilité !

 

Big Data, intelligence artificielle, algorithmes, transition digitale… Ces termes sonnent forcément aux oreilles des entrepreneurs dans une tonalité ambivalente. C’est d’une part l’opportunité de propulser le développement de son activité, d’autre part le risque de s’y perdre. Archivage des données, gestion des notes de frais, traitement de la relation client… Toutes ces missions relèvent désormais d’applications informatiques.

 

Négocier le virage du numérique fait donc partie des obligations de l’entreprise pour les années à venir, en particulier concernant la comptabilité, maillon indispensable au bon fonctionnement d’une activité.

 

À propos de la gestion des notes de frais

Lorsqu’il lance une activité, la question de la comptabilité ne figure pas toujours parmi les priorités de l’entrepreneur. Cependant, avec les succès commerciaux, la croissance de la société et le recrutement de nouveaux collaborateurs, la nécessité de créer véritable service comptable s’impose progressivement.

 

Par la suite, l’administration d’une entreprise qui prend de l’ampleur tend effectivement à se complexifier à mesure que de nouveaux salariés la rejoignent. La gestion des notes de frais, en particulier, exige l’usage d’un logiciel pour expert-comptable, adapté aux réalités et aux besoins d’une activité en expansion.

 

Quelles entreprises sont concernées ?

De manière générale, toute entreprise ayant de besoin de plus de temps à consacrer à ses autres tâches gagnerait à opter pour un logiciel d’expertise comptable dans le cadre de la gestion des notes de frais. Même constat si d’autres missions administratives réclament l’attention des collaborateurs.

 

Par ailleurs, il va sans dire que désormais, le développement d’une société passe par la mobilité. Une entreprise gagne des marchés en se déplaçant, en prospectant. Si elle demeure en son siège social sans prendre d’initiatives, elle est plus ou moins condamnée à décroître.

 

Dans un univers économique mondialisé, en constant et rapide mouvement, les collaborateurs doivent pouvoir passer du temps sur les routes, dans les trains et les vols internationaux. Voyages d’affaires, rencontres avec des clients éloignés à des fins de fidélisation, réunion entre partenaires commerciaux… Ces déplacements professionnels induisent forcément des dépenses.

D’abord, les moyens de transports eux-mêmes impliquent de payer pour du carburant, des billets ou encore des péages. Les nuits d’hôtel sont également à prendre en compte dans le cas de déplacements durant plusieurs jours. Il en va de même concernant la restauration en cas de dîners professionnels. La gestion des notes de frais doit prendre compte de ces paramètres afin de les rentabiliser au mieux.

 

Les grands comptes sont bien sûr concernés par ce phénomène, mais les TPE/PME n’en sont pas pour autant exclues. Aujourd’hui, n’importe quelle société présente des besoins en termes de mobilité.

 

Les avantages offerts par un logiciel d’expertise comptable

De nombreux avantages sont généralement tirés de l’utilisation d’un logiciel comptable. En premier lieu, il va sans dire que le service de comptabilité gagne un temps considérable dans le traitement de ses tâches quotidiennes. Avec des solutions performantes, il est même possible de réduire de moitié le temps alloué à la gestion des notes de frais.

 

C’est également un gage d’efficacité, puisque la marge d’erreur est réduite. La tâche ne repose plus uniquement sur le facteur humain, et peut s’appuyer sur le caractère informatique de l’outil.

 

La numérisation des documents et de l’information réduit également l’utilisation du papier. Une donnée importante qui limite les coûts en termes de matériel (encre, imprimantes, support papier, locaux de stockage…). Dans une certaine mesure, l’impact environnemental de l’activité s’en voit également diminué.

 

La dimension immatérielle des données facilite leur accès à distance, optimisant la mobilité des collaborateurs en situation de déplacement. C’est également un support utile pour améliorer la communication entre les différents services à propos des dépenses de l’entreprise.

 

Enfin, une gestion des notes de frais efficace représente bien sûr le moyen d’avoir une visibilité globale et limpide des sommes dépensées par les salariés. Le contrôle des budgets s’en trouve renforcé et offre ainsi la possibilité de libérer de la capacité budgétaire pour d’autres secteurs de la société.

 

Quelles solutions s’offrent à l’entrepreneur ?

On distingue généralement deux grands types de logiciels comptables pour la gestion des notes de frais. Cela est également valable pour d’autres outils tels qu’un logiciel ERP. Le premier consiste bien sûr à installer directement l’outil sur le matériel informatique de la société.

 

Une solution pratique pour les entreprises ayant d’autres dépenses que les déplacements, des transactions en ligne par exemple. Autre avantage fourni par cette option : l’information circule moins, réduisant ainsi la marge d’erreur liée à son utilisation.

 

Le logiciel en mode SaaS, ou “Software as a Service” (comprendre logiciel en tant que service), constitue la seconde possibilité s’offrant aux entrepreneurs. L’outil est alors en ligne, et ne nécessite que des identifiants pour y accéder à distance.

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