Après avoir découvert le compte bancaire et l’application bancaire Coconut, je me devais de les partager avec vous et de vous donner des conseils pour gérer vos finances de freelance à l’aide de l’application.

Depuis un an environ, j’utilise Coconut ; une application bancaire mobile pour gérer toutes mes finances de freelance.

Qu’est-ce que Coconut Banking ?

Coconut est le compte courant professionnel qui s’occupe de votre comptabilité et de vos impôts, conçu pour les freelances, les indépendants et les propriétaires de petites entreprises.

Ce qui inclut donc les blogueurs, les professionnels du fitness et tout ce qui n’est pas couvert par le PAYE (quand le fisc plonge sa main avant que l’argent n’atteigne votre compte).

Ci-après, j’ai essayé de couvrir les principaux domaines dont vous et moi aurions besoin en tant que freelances ; les choses qui rendraient notre administration moins lourde et nos vies plus faciles.

Comment créer des factures ?

Cette fonction a changé la donne pour moi. Auparavant, je passais des heures à créer des documents Word et à les convertir en PDF ou à utiliser PayPal pour créer et stocker (pas toujours envoyer) mes factures. Cela signifiait que les factures étaient partout alors que maintenant, elles sont toutes stockées sur l’appli et facilement téléchargeables si j’ai besoin de copies.

Vous pouvez envoyer des factures par e-mail directement à votre client depuis l’appli et vous en envoyer une copie à vous-même en même temps. Sur la version gratuite de Coconut, vous pouvez envoyer 3 factures par mois. Sinon, vous pouvez passer à leur plan Grow qui est de 5 euros par mois et sacrément moins cher qu’un compte bancaire professionnel.

J’ai actuellement le plan Grow gratuit pendant 12 mois car j’ai investi dans leur entreprise lorsqu’ils ont fait du crowdfunding. Lorsque ces 6 mois seront écoulés cependant, je paierai volontiers les frais mensuels.

« Je ne suis jamais payé à temps »

N’est-ce pas le fléau de nos vies de freelance ? Lorsque vous créez une facture dans Coconut banking, vous choisissez la date d’échéance ; c’est-à-dire 14 jours, 30 jours, 60 jours ou autre. Trente jours est la norme légale, ne l’oubliez pas. 

Vous pouvez ensuite suivre les factures dans l’appli pour voir quand elles sont dues ou si elles sont en retard. Une mise à jour récente signale que vous pouvez envoyer une facture à nouveau et modifier l’e-mail pour rappeler un retard de paiement et demander poliment le paiement rapidement afin que vous n’ayez pas besoin de modifier la facture et d’ajouter les frais de retard.

« Comment puis-je suivre les dépenses ? »

Lorsque vous êtes travailleur indépendant, vous pouvez notifier des dépenses lorsqu’il s’agit de calculer combien d’impôts vous devez.

Des choses comme les voyages, l’équipement, les honoraires professionnels comptent toutes et Coconut vous aide à savoir ce qui peut et ne peut pas être compté. J’ai écrit un guide qui parle de tout ce qui concerne les impôts pour les professionnels du fitness, que vous pouvez également consulter.

Dans l’application, vous pouvez prendre des photos ou joindre des fichiers en tant que reçus afin qu’ils soient tous au même endroit si ou quand vous en avez besoin. La carte que vous obtenez avec votre compte est sans contact donc j’ai pu l’utiliser pour voyager et ensuite ajouter une note dans l’appli disant à quel travail elle était liée.

Connecter votre compte Coconut à d’autres comptes…

…ou à d’autres cartes de crédit. C’est une fonctionnalité assez nouvelle qui a été rendue possible par l’Open Banking. Je ne l’utilise pas personnellement pour l’instant car j’arrive à filtrer 99% des paiements professionnels par le biais de mon compte Coconut. Vous pouvez même vous connecter à vos comptes personnels pour vous assurer de capturer toutes vos dépenses professionnelles. 

Comment savoir quelles dépenses sont autorisées ?

C’est dans l’appli qu’on vous le dit. L’appli catégorise automatiquement la plupart de vos dépenses mais vous pouvez changer si besoin. Lorsque vous allez changer, il y a une icône sur laquelle vous pouvez cliquer qui vous en dit plus sur cette catégorie de dépenses et si elle est autorisée comme telle.

« Je veux quelque chose qui simplifie ma déclaration de revenus »

J’ai commencé à utiliser Coconut au milieu de l’année fiscale précédente, donc cela a simplifié la moitié de ma déclaration de revenus. Pour le reste par contre, j’ai dû faire mon habituel tour de table et la double vérification de mon compte courant personnel et de ma carte de crédit.